Najčastejšie otázky a odpovede o dotáciách

 

 

 

 

 

ČASTO KLADENÉ OTÁZKY TÝKAJÚCE SA DOTAČNÉHO PROCESU

Vážení žiadatelia,

aktivity Slovákov žijúcich v zahraničí sa z roka na rok zintenzívňujú, čo sa premieta do neustále sa zvyšujúceho počtu podaných žiadostí o dotáciu. Záujem z vašej strany nás na jednej strane veľmi teší, avšak na druhej strane kladie vysoké nároky na spracovanie a zhodnotenie žiadostí v čo najkratšom časovom intervale.                     

Z uvedených dôvodov musia pracovníci Úradu pre Slovákov žijúcich v zahraničí (ďalej len ÚSŽZ) klásť vysoký dôraz na administratívnu správnosť podávaných žiadostí. Napriek tomu, že pracovníci odboru teritoriálneho a ekonomicko-dotačného (ďalej len TEDO) ponúkajú celoročnú možnosť konzultovať tieto projekty, mnohé žiadosti stále vykazujú spomínané administratívne nedostatky. Kvôli nim, žiaľ,  musia byť  tieto projekty vylúčené z procesu posudzovania.

Keďže sa nedostatky často opakujú, na základe skúseností z predchádzajúcich rokov sme pre vás pripravili stručný zoznam najčastejších otázok v snahe tento proces  čo najlepšie urýchliť a zefektívniť.

1. Na aké projekty je možné žiadať dotáciu?

Podávať žiadosti o dotáciu je možné na projekty, ktoré sú zamerané na činnosti v nasledujúcich oblastiach:

A) vzdelávanie, veda, výskum,
B) kultúra,
C) informácie,
D) médiá.

Ciele, priority a aktivity uvedených oblastí sú bližšie špecifikované v materiáli Metodický pokyn o poskytovaní dotácií v pôsobnosti Úradu pre Slovákov žijúcich v zahraničí (.pdf formát),  uvádzajúcom konkrétne účelové položky, ktoré môžu byť v rámci dotácií finančne podporené. Dotáciu je možné použiť iba na tie oprávnené položky, ktoré budú v prípade schválenia žiadosti uvedené v dotačnej zmluve. V prípade otázok alebo nejasností máte možnosť kontaktovať príslušného pracovníka TEDO, zodpovedného za vašu krajinu. Kontakty na pracovníkov ÚSŽZ nájdete na adrese http://www.uszz.sk/sk/kontakty-na-zamestnancov-uszz.

***

2.  V akom časovom termíne je možné podávať žiadosti o dotáciu?

Žiadosti o dotáciu je možné podávať odo dňa, ktorý je zverejnený vo Výzve na predkladanie žiadosti o dotáciu v príslušnom roku na internetovej stránke ÚSŽZ. Výzva je spravidla uverejňovaná koncom septembra a v rámci nej je uverejnený odkaz  na online elektronický dotačný systém, prostredníctvom ktorého je možné podávať žiadosti o dotáciu elektronickou formou. Elektronický systém je otvorený od 1. októbra do 30. novembra. Po tomto dátume  nebude možné podať žiadosť o dotáciu elektronicky. Následne je potrebné poslať podpísanú a opečiatkovanú žiadosť (vrátane všetkých relevantných príloh) na adresu ÚSŽZ aj v listinnej podobe, a to najneskôr do 1.decembra (do tohto termínu je potrebné žiadosť doručiť osobne na ÚSŽZ alebo poslať poštou – rozhoduje poštová pečiatka).

 

***

3. Akým spôsobom sa podáva žiadosť o dotáciu?

Kompletnú žiadosť o dotáciu so všetkými požadovanými prílohami je žiadateľ povinný podať elektronicky (vyplniť žiadosť v online elektronickom dotačnom systéme) aj písomne (doručiť všetky formuláre vytlačené z elektronického dotačného systému, podpísané a opečiatkované na adresu ÚSŽZ), a to najneskôr v posledný deň, ktorý je stanovený vo výzve. Žiadosti podané po tomto termíne nebudú akceptované.

***

4. Kedy je žiadosť považovaná za kompletnú?

Každá žiadosť o dotáciu musí mať elektronicky aj písomne  podané požadované prílohy.

Príloha č. 2: Žiadosť o poskytnutie dotácie na podporu projektu predstavuje všeobecné náležitosti žiadosti.

Podľa špecifikácie vášho konkrétneho projektu  je potrebné k všeobecnej prílohe pripojiť aj ďalšie prílohy, ktoré tvoria osobitné náležitosti žiadosti. Týmito prílohami sú:

Príloha č. 3: Špecifikácia projektu zameraného na vydávanie kníh, časopisov a audiovizuálnej tvorby

Príloha č. 4: Špecifikácia projektu pre školy, vzdelávacie a kultúrne centrá

Príloha č. 5: Špecifikácia projektu pre rekonštrukcie a zmeny stavieb

Tieto prílohy vám však systém ponúkne sám po tom, ako si správne zvolíte oblasť štátnej podpory.

Pre úplnosť uvádzame, že hore uvedené prílohy nevypĺňate osobitne a nevkladáte do elektronického systému. Jednotlivé prílohy sú už integrované v elektronickom systéme. Opätovne podotýkame - po tom, ako si správne zvolíte oblasť štátnej podpory, vám elektronický systém automaticky vyberie prílohu, ktorú je potrebné taktiež vyplniť.

V prípade otázok alebo nejasností  máte možnosť kontaktovať príslušného pracovníka TEDO, zodpovedného za vašu krajinu. Kontakty na pracovníkov ÚSŽZ nájdete na adrese http://www.uszz.sk/sk/kontakty-na-zamestnancov-uszz.

***

5. V akom časovom termíne je možné podávať žiadosť o dotáciu?

Žiadosti o dotáciu je možné podávať odo dňa zverejneného vo Výzve na predkladanie žiadosti o dotáciu na internetovej stránke ÚSŽZ, to znamená od 1. októbra do 30. novembra.

Následne je potrebné poslať podpísanú a opečiatkovanú žiadosť (vrátane všetkých relevantných príloh) na adresu ÚSŽZ aj v listinnej podobe, a to najneskôr do 1.decembra (do tohto termínu je potrebné žiadosť doručiť osobne na ÚSŽZ alebo poslať poštou – rozhoduje poštová pečiatka).

Po uplynutí lehoty na podávanie elektronických žiadostí príslušný pracovník TEDO posúdi, či žiadosť obsahuje všetky všeobecné náležitosti, osobitné náležitosti a prílohy podľa článku 6 dotačnej smernice, a to v písomnej aj elektronickej forme. Ak žiadosť nie je úplná a nedostatky spočívajú v chýbajúcich alebo neúplných údajoch alebo dokumentoch, príslušný pracovník TEDO oznámi túto skutočnosť žiadateľovi prostredníctvom elektronických správ v rámci elektronického dotačného systému (sekcia: „Komunikácia") a vyzve ho, aby všetky nedostatky odstránil v lehote do 15 kalendárnych dní. Ak nedostatky žiadosti nebudú odstránené v stanovenom termíne, žiadosť bude automaticky vyradená z ďalšieho posudzovania a zamietnutá.

Ak žiadosť o poskytnutie dotácie nebola podaná v elektronickej aj písomnej podobe v stanovenom termíne, žiadosť bude automaticky vyradená z ďalšieho posudzovania a zamietnutá.

***

6. Ako sa dozvedieť, či žiadosť obsahuje všetky potrebné náležitosti?

Od momentu podania žiadosti o dotáciu sa uskutočňuje oficiálna komunikácia medzi žiadateľom a ÚSŽZ výlučne prostredníctvom elektronických správ v rámci elektronického dotačného systému (sekcia: „Komunikácia“). Pracovníci TEDO priebežne kontrolujú administratívnu správnosť a kompletnosť podaných žiadostí. Ak bude niečo chýbať, príslušný pracovník TEDO vám to oznámi správou prostredníctvom dotačného systému a vyzve Vás k doplneniu.

Upozorňujeme vás, že na komunikáciu medzi vami a ÚSŽZ  bude v budúcnosti slúžiť výlučne kontaktná mailová adresa, ktorú uvediete v žiadosti. Je taktiež dôležité,  aby ste pre istotu priebežne kontrolovali aj priečinok nevyžiadanej pošty (spam).

Ak pracovník TEDO zistí v žiadosti nedostatky a nezrovnalosti (napr. neúplné údaje, dokumenty,  nesprávne súčty v rozpočte a pod.) bude žiadateľ prostredníctvom správy v elektronickom systéme vyzvaný na ich odstránenie.        

Ak žiadateľ neodstráni tieto nedostatky a nezrovnalosti, bude žiadosť o dotáciu automaticky vyradená a zamietnutá v dôsledku administratívnych nedostatkov.

***

7. Ako sa dozvedieť, či bola žiadosť o dotáciu podporená ?

Zoznam podporených projektov bude zverejnený na webovej stránke ÚSŽZ v časti Dotácie/schválené a zamietnuté žiadosti o dotáciu. Zverejnená informácia bude obsahovať číslo žiadosti, názov žiadateľa, názov projektu a sumu, ktorá Vám bola schválená. Konkrétne schválené účelové položky sa  dozviete na základe zaslanej dotačnej zmluvy. V odôvodnených prípadoch je možné túto informáciu získať aj prostredníctvom mailu.  Dotáciu je možné čerpať len na tie účelové položky, ktoré sú uvedené v dotačnej zmluve.

***

8. Aké úkony sú potrebné k poukázaniu dotácie na bankový účet ?

Ak bola vaša žiadosť o dotáciu schválená, je potrebné pri podávaní elektronickej žiadosti uviesť bankové spojenie a zároveň nahrať do elektronického systému potvrdenie o bankovom účte. Toto potvrdenie musí obsahovať názov majiteľa účtu, bankové spojenie, číslo účtu, IBAN a SWIFT.  Na základe tohto potvrdenia vypracuje pracovník TEDO dotačnú zmluvu, ktorú vám následne zašle mailom.

V prípade, že žiadateľ uvedie nesprávne údaje, resp. podpíše zmluvu s nesprávnymi údajmi, poplatky spojené s opakovanými prevodmi bude znášať žiadateľ. Znamená to, že mu bude poukázaná znížená suma dotácie.

***

9. Je nutné viesť samostatný účet pre účely dotácie?

Nie, od roku 2015 pre účely dotácie nie je potrebné mať zriadený samostatný účet. Zriadenie samostatného účtu vedeného výlučne pre účely dotácie je len odporúčaním úradu.

V prípade fyzických osôb a ich súkromných účtov je potrebné dodať potvrdenie o vedení účtu, spolu s čestným prehlásením, v ktorom je uvedené, že daný účet budete využívať pre účely čerpania dotácie.

***

10. Akým spôsobom budú doručené dotačné zmluvy ?

Dotačná zmluva bude prijímateľovi dotácie zaslaná vo formáte .pdf. e-mailom na  kontaktnú adresu, ktorú uviedol pri podávaní žiadosti. Tento formát sa zvolil z dôvodu, aby v zmluve prijímatelia nemohli vykonať písomné zmeny. V prípade, že je potrebné v dotačnej zmluve upraviť nejaký údaj, prijímateľ dotácie vyzve písomne (stačí e-mailom) príslušného pracovníka TEDO, ktorý následne vykoná opravu  a opravenú zmluvu opätovne zašle prijímateľovi.

***

11. Kedy bude dotácia poukázaná na bankový účet?

Po obdržaní dotačnej zmluvy je prijímateľ povinný oboznámiť sa s jej obsahom, skontrolovať všetky údaje (najmä číslo účtu), následne ju podpísať (prípadne opečiatkovať) a doručiť v 4 rovnakých exemplároch  na adresu ÚSŽZ. Po podpise dotačnej zmluvy zo strany predsedu ÚSŽZ sa zmluva zverejní v centrálnom registri zmlúv. Deň po zverejnení, dotačná zmluva nadobúda účinnosť a dotácia bude uhradená do 15 dní od zverejnenia. 

***

12. Dokedy je potrebné poslať vyúčtovanie a v akej forme?

Termíny vyúčtovania

• v prípade, ak ÚSŽZ uhradil dotáciu do 31.7. (vrátane), je prijímateľ dotácie povinný prostriedky použiť aj vyúčtovať do 31.12. daného roka
• v prípade, ak ÚSŽZ uhradil dotáciu po 1.8. (vrátane), je prijímateľ dotácie povinný prostriedky použiť aj vyúčtovať do 31.3. nasledujúceho roka

Termínom vyúčtovania sa rozumie posledný deň, kedy je možné poslať vyúčtovanie poštou (rozhoduje dátum poštovej pečiatky).

Forma vyúčtovania
Vyúčtovanie sa posiela výlučne v písomnej podobe klasickou poštou, na adresu ÚSŽZ. Elektronicky sa vyúčtovanie do systému nenahráva.

13. Aké sú povinné prílohy k vyúčtovaniu?

Povinné prílohy sú 4. Prijímateľ dotácie je povinný vyplniť všetky prílohy, podpísať ich a opečiatkovať (ak sa používa pečiatka).

Príloha č. 7 - Vecné vyhodnotenie projektu

K prílohe č. 8 - Vyúčtovanie poskytnutej dotácie - k tejto prílohe musia byť pripojené kópie súvisiacich dokladov (faktúry, zmluvy, doklady o úhradách, objednávky a pod.), bez ktorých nie je možné uznať vyúčtovanie. Doklady musia obsahovať preklad do slovenského jazyka (netreba úradne, stačí obyčajne) a čerpanie musí byť prepočítané na menu EUR (nestačí vyčíslenie v národnej mene).

K prílohe č. 9 - Vyúčtovanie iných finančných prostriedkov - nie je potrebné pripájať doklady. 

Príloha č. 10 - Čestné vyhlásenie k vyúčtovaniu dotácie  

***

14. Aké sú požiadavky pre vyúčtovanie dotácie?

Požiadavky pre vyúčtovanie dotácie:

• písomný prehľad a čitateľné fotokópie dokladov preukazujúcich použitie dotácie,  napr. daňový doklad (faktúra, pokladničný doklad), kúpna zmluva, zmluvu o dielo, objednávky, dodacie listy, doklad o zaradení zakúpeného majetku, výpis z účtu a pod.,
• výpisy z banky potvrdzujúce úhrady výdavkov prevodom a výberu hotovosti za účelom úhrady hotovosti zahrnutých do vyúčtovania dotácie. Výpisy potvrdzujúce pôvodnú úhradu pri refundácii výdavku pred prijatím dotácie,
• celkovú rekapitulácia výdavkov,
• vyčíslenie výšky celkovej vyčerpanej sumy z poskytnutej dotácie,
• ak bola dotácia poskytnutá na vydanie periodickej alebo neperiodickej publikácie, prijímateľ spolu s vecným vyhodnotením projektu zašle poskytovateľovi aspoň 5 exemplárov takejto publikácie zdarma,
• ak bola dotácia poskytnutá na audiovizuálne dielo, prijímateľ spolu s vecným vyhodnotením projektu zašle poskytovateľovi aspoň 2 kusy takéhoto diela zdarma,
• ak prijímateľ pred poukázaním dotácie na jeho účet uvedený v záhlaví dotačnej zmluvy uhrádzal z vlastných prostriedkov výdavky, na ktoré sa vzťahuje dotácia, prostredníctvom iného účtu, zašle poskytovateľovi v rámci vyúčtovania výpis z účtu týkajúci sa aspoň tých položiek (záznamov na účte), ktoré sa týkajú dotácie a boli refundované na niektorý z bankových účtov, na ktorom sa vedie dotácia,
• ku každej faktúre pripojí prijímateľ príslušnú objednávku alebo zmluvu, na základe ktorých bola faktúra vystavená, v prípade ak nimi disponuje,
• pri úhrade cestovného leteckou prepravou prijímateľ predloží rekapituláciu, ktorá zahŕňa aspoň cenu letenky, meno a priezvisko cestujúceho, účel letu, potvrdenie leteckej spoločnosti o úhrade,
• pri vecných daroch treba uviesť zoznam obdarovaných osôb a priradiť vecný dar konkrétnej osobe; dotovanie poukážok do nákupných centier a supermarketov sa nepodporuje,
• pri odmene alebo vyplatení honoráru treba predložiť uzavretú zmluvu (napr. zmluva o dielo, zmluva o autorskom honorári, príkazná zmluva a pod.) s uvedením základných náležitostí (mená alebo názvy zmluvných strán, dátum vyhotovenia zmluvy, podpisy, vykonávaná činnosť, časové obdobie, forma úhrady, výška odmeny, mena a súvis s poskytnutou dotáciou),
• pri úhradách v hotovosti musí byť na doklade uvedené meno a priezvisko prijímateľa hotovosti a pripojený výpis bankového účtu o výbere hotovosti prijímateľa,
• ku každému dokladu musí byť pripojený doklad potvrdzujúci úhradu, ak sa prevodom uhrádzali viaceré faktúry súhrnne, prijímateľ na doklad jasne vyznačí (so stručným odôvodnením) tie úhrady, ktorých sa vyúčtovanie týka. Platobný príkaz nie je postačujúci.

V rámci vyúčtovania cestovných náhrad je v zmysle vnútorných predpisov zakázané použitie osobného motorového vozidla a s ním súvisiace vyúčtovanie pohonných hmôt. Prijímateľ dotácie môže vyúčtovať len tie účelové položky, ktoré má uvedené v zmluve. Prijímateľ dotácie môže vyúčtovať maximálne 10 % prevádzkových nákladov, ktoré využil v súvislosti s predmetnou dotáciou, pričom ich výška nesmie presiahnuť 500,- €. Ak napr. prijímateľovi dotácie bola schválená suma 1.000,- €,  môže 10 % (100,- €) vyúčtovať ako prevádzkový náklad. Tieto výdavky je povinný zdokladovať príslušnými dokladmi, ktoré sú uvedené v požiadavkách pre vyúčtovanie dotácie. V prípade, ak prijímateľ dotácie potrebuje súčinnosť v rámci vyúčtovania dotácie, je potrebné, aby s časovým predstihom kontaktoval príslušného zamestnanca ÚSŽZ, ktorý mu poskytne všetky potrebné informácie a povinné prílohy potrebné pre vyúčtovanie dotácie. Kontakt na tohto pracovníka nájdete na adrese http://www.uszz.sk/sk/kontakty-na-zamestnancov-uszz. 

***

15. Ako postupovať v prípade, keď od podania žiadosti nastala zmena (napr. názvu spolku, štatutára, čísla účtu a pod.) ?

V prípade, ak príde zo strany prijímateľa dotácie k zmene údajov, je nutné túto informáciu v čo najkratšom období oznámiť ÚSŽZ písomne. Takisto je potrebné ju vydokladovať relevantnými dokumentmi. Obdobným spôsobom je nutné riešiť aj zmenu banky, resp. čísla účtov. V prípade otázok alebo nejasností máte možnosť kontaktovať príslušného pracovníka TEDO, zodpovedného za vašu krajinu. Kontakty na pracovníkov ÚSŽZ nájdete na adrese http://www.uszz.sk/sk/kontakty-na-zamestnancov-uszz.

***

16. Je možné podať žiadosť o dotáciu aj mimo riadneho dotačného procesu?

Áno, okrem žiadostí o podporu projektov v rámci dotačného procesu je možné podať žiadosť aj o mimoriadnu dotáciu (posiela sa iba v listinnej podobe poštou, do elektronického dotačného systému sa takáto žiadosť nenahráva). Prostriedky na tento účel podpory, tvoria nerozdelené prostriedky v rámci riadneho dotačného procesu a prostriedky z projektov, ktorých sa žiadatelia vzdali alebo odstúpili od zmluvy. Objem prostriedkov na tento účel je limitovaný a určený výlučne na mimoriadne situácie. Z dôvodu uvedeného, Vám odporúčame zúčastniť sa riadneho dotačného procesu a nespoliehať sa na podporu prostredníctvom mimoriadnej dotácie.

***

17. Ako postupovať v prípade, ak sa žiadateľ chce vzdať dotácie?

ÚSŽZ poskytuje dotácie na podporu projektov, pričom o výške rozhoduje schvaľovací proces v dotačných subkomisiách. V prípade, že schválená suma neumožňuje realizáciu projektu a žiadateľ sa rozhodne, že sa vzdá dotácie, oznámi túto skutočnosť príslušnému pracovníkovi TEDO písomne (stačí mailom).

***

18. Aké je logo Úradu / aké logo používať pri propagácií ÚSŽZ?

Prosíme žiadateľov, aby používali výlučne aktuálne logá ÚSŽZ, ktoré sa nachádzajú na webovej adrese http://www.uszz.sk/sk/loga-na-stiahnutie 

***

19. Aká je poštová adresa ÚSŽZ na zaslanie žiadostí o dotáciu, vyúčtovania poskytnutej dotácie, a pod.?

Úrad pre Slovákov žijúcich v zahraničí
Palisády 29/A
817 80  Bratislava 15
Slovenská republika

Počet zobrazení: 6892x